Giải pháp ERP và những thách thức khi áp dụng
Giải pháp công nghệ ERP hiện nay đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để áp dụng thành công và đạt được hiệu quả trong quá trình sử dụng không chỉ đòi hỏi về nền tảng kỹ thuật vững chắc mà còn liên quan đến kế hoạch và quy trình vận hành của doanh nghiệp. Nếu không tìm được đối tác hỗ trợ đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều thách thức.
MỤC LỤC
2. Những thách thức trong quá trình triển khai giải pháp ERP
2.1. Thiếu đội ngũ hỗ trợ đồng hành xuyên suốt
2.2. Thiếu chương trình đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm
2.3. Thiếu tính tương thích với mô hình doanh nghiệp
2.4. Thiếu sự tương thích giữa các phân hệ
2.5. Thiếu sự đầu tư về cơ sở vật chất
Khi áp dụng giải pháp ERP, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều thách thức
1. Tổng quan về giải pháp ERP
ERP là giải pháp công nghệ giúp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hay nói đơn giản hơn, ERP là một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng trên một nền tảng duy nhất, giúp tự động hoá các quy trình thủ công và kết nối chặt chẽ các bộ phận từ tài chính - kế toán, thu - mua, sản xuất đến hành chính - nhân sự.
ERP được ra đời với mục đích thay thế các phần mềm riêng lẻ để tạo nên một cơ sở dữ liệu dùng chung xuyên suốt cho toàn bộ doanh nghiệp nhằm mang đến nhiều lợi ích như:
Quản lý chặt chẽ tài chính kế toán: mọi thông tin dữ liệu sẽ được tổng hợp tự động và sử dụng chung ở xuyên suốt tất cả phòng ban. Khi có sự thay đổi thông tin, mọi thao tác đều được ghi nhận và định danh để kiểm tra sự minh bạch cũng như tính chính xác.
Tối ưu quy trình vận hành: quản lý hệ thống dữ liệu và chuyển giao thông tin dữ liệu đến những cá nhân chịu trách nhiệm tức thời, rút gọn các thao tác thủ công, thay thế văn bản giấy truyền thống.
Dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên: Mọi tác vụ diễn ra trên hệ thống ERP đều được định danh và ghi nhận lịch sử, tự động phân tích cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng nhân viên.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp: tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống tương tự như các mạng xã hội, giúp tạo sự kết nối giữa nhân viên, thuận tiện trong công việc và góp phần bảo mật thông tin nội bộ.
Một số giải pháp ERP hiện đại như XBOSS-ERP còn sở hữu các tính năng được thiết kế riêng biệt cho từng lĩnh vực đặc thù và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
XBOSS-ERP là một giải pháp có sự tổng hoà mạnh mẽ
2. Những thách thức trong quá trình triển khai giải pháp ERP
2.1. Thiếu đội ngũ hỗ trợ đồng hành xuyên suốt
Một số đơn vị cung cấp giải pháp ERP hiện nay chỉ dừng ở mức cung cấp nền tảng công nghệ nhưng lại không am hiểu quy trình nghiệp vụ cụ thể ở từng bộ phận. Dẫn đến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình áp dụng cũng như không có đội ngũ hỗ trợ xuyên suốt để hướng dẫn và triển khai đúng trình tự.
2.2. Thiếu chương trình đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm
Đích đến cuối cùng của giải pháp ERP là người dùng tận dụng được nguồn lực công nghệ và tối ưu hiệu quả công việc cá nhân lẫn hệ thống. Vì vậy, kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên sử dụng giải pháp ERP trong và sau khi triển khai dự án là vô cùng quan trọng.
Những khóa đào tạo cụ thể từ đơn vị cung cấp giải pháp với nhân viên và nhà quản lý sẽ giúp ngăn chặn những rủi ro, cắt giảm nguồn lực dư thừa và phát huy tốt hiệu quả giải pháp công nghệ.
Thiếu chương trình đào tạo khiến các nhân viên gặp khó khăn trong quá trình sử dụng
2.3. Thiếu tính tương thích với mô hình doanh nghiệp
Trước khi quyết định lựa chọn giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần phân tích chính xác về nhu cầu các chức năng cần thiết và các chức năng đặc thù dành riêng cho lĩnh vực hoạt động. Yếu tố này quyết định hiệu quả mà phần mềm có thể mang lại trong thời gian dài. Doanh nghiệp nên lựa chọn đội ngũ triển khai có chuyên môn công nghệ cao để dễ dàng tối ưu nền tảng tương thích với đặc điểm tổ chức.
XBOSS-ERP là một trong những giải pháp quản trị doanh nghiệp được phát triển phù hợp với nghiệp vụ của từng lĩnh vực riêng biệt bao gồm: kinh doanh bất động sản, đầu tư dự án bất động sản, xây dựng và sản xuất.
2.4. Thiếu sự tương thích giữa các phân hệ
Trong trường hợp, doanh nghiệp sử dụng nhiều phân hệ chức năng từ các nhà cung cấp khác nhau dễ dẫn đến bức tranh ERP toàn cảnh chỉ toàn là những mảng màu chắp vá. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng người dùng phải tìm ra tiếng nói chung để khai thác tối ưu hiệu quả của từng phân hệ và kết hợp chúng một cách nhịp nhàng với nhau. Thay vào đó, một nền tảng có sự tổng hoà mạnh mẽ sẽ là một lựa chọn tối ưu gấp bội.
Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn giải pháp ERP tổng thể mà cả doanh nghiệp có thể dùng chung
2.5. Thiếu sự đầu tư về cơ sở vật chất
Các giải pháp ERP để vận hành mượt mà đòi hỏi tốc độ xử lý tốt và hạ tầng lưu trữ lớn. Khi không đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất dành cho hạ tầng sẽ làm giảm tốc độ ứng dụng và vấn đề phần mềm khác. Để chuẩn bị tốt nhất về cơ sở vật chất, doanh nghiệp cần làm việc với các đội ngũ triển khai có khả năng tư vấn và định hướng tốt để tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng đồng thời đảm bảo phần mềm phát huy tối đa khả năng.
Quá trình triển khai dự án ERP luôn có những thách thức chung nhất định và tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp còn phải đối mặt với một số thách thức khác. Vì vậy, nhà quản trị cần tìm kiếm giải pháp ERP tổng hoà toàn diện và đối tác cung cấp đủ uy tín để hỗ trợ triển khai một cách hiệu quả nhất.